Comment les non-résidents américains peuvent faire notariser des documents américains en ligne (Guide étape par étape)
Si vous ne vivez pas aux États-Unis, faire authentifier un document américain peut sembler compliqué : quelles règles de quel pays s'appliquent, quelle pièce d'identité sera acceptée, ou même si un appel vidéo est valable. En pratique, c'est plus simple que la plupart des gens ne le pensent. Ce guide détaille exactement ce qui se passe, étape par étape, du moment où vous nous envoyez votre document jusqu'au moment où vous avez une copie notariée en main. Si vous souhaitez d'abord avoir une vue d'ensemble, notre guide de la notarisation en ligne à distance pour les clients internationaux couvre le concept général — cet article en est la suite pratique, axée sur le “ que dois-je faire concrètement ”.
À qui s'adresse ce guide
Ceci s'adresse aux personnes vivant en dehors des États-Unis qui doivent signer et faire légalisation notariale d'un document américain : des expatriés gérant des affaires dans leur pays d'origine, des acheteurs étrangers acquérant des biens immobiliers aux États-Unis, des double-nationaux gérant la succession d'un membre de leur famille, des chefs d'entreprise créant ou dirigeant une entité américaine depuis l'étranger, et toute autre personne qui s'est heurtée au même obstacle : le document doit être notarié, mais vous n'êtes pas aux États-Unis pour le faire en personne.
Si tout cela ressemble à votre situation, le processus ci-dessous est le même que celui que nous présentons à nos clients internationaux chaque semaine.
Étape 1 — Vérifiez si votre document convient
Avant toute chose, nous examinons le document lui-même. Nombre des documents que les clients internationaux nous apportent se prêtent bien à une session à distance — les procurations, les déclarations sous serment, les documents immobiliers et les documents commerciaux en sont des exemples courants. Certains documents ont des exigences spécifiques qu'il convient de vérifier avant de planifier quoi que ce soit.
Une chose à signaler d'emblée : ce guide suppose que vous faites authentifier un document américain. Si votre document a en réalité été émis dans un autre pays et doit être utilisé dans le système américain, il s'agit d'un processus connexe mais différent — consultez notre guide sur documents étrangers, apostille et légalisation au lieu de cela.
Plutôt que de deviner à partir d'une liste générale, le chemin le plus rapide est de envoyez-nous votre document directement et nous vous dirons clairement s'il est prêt à être utilisé ou si quelque chose doit être fait au préalable.
Étape 2 — Préparez vos documents d'identité
C'est généralement l'étape qui suscite le plus de questions, il vaut donc la peine de l'examiner un peu plus en détail.
De quelle pièce d'identité vous aurez besoin. Un passeport étranger valide et non expiré est couramment utilisé comme pièce d'identité pour une session à distance. Si vous possédez plus d'un type de pièce d'identité, il est utile de le mentionner lorsque vous nous contactez, car nous pourrons vous indiquer à l'avance celle qui conviendra le mieux à votre situation.
Fonctionnement général de la vérification d'identité. Avant votre session, vous passerez par une étape de vérification conçue pour confirmer que vous êtes bien qui vous prétendez être. Cela implique généralement de photographier votre pièce d'identité et de répondre à une courte invite de vérification. Le processus exact peut varier en fonction de votre document et de votre session, c'est précisément pourquoi nous vous guidons à l'avance plutôt que de vous laisser vous débrouiller le jour même.
Et si vous n'avez pas d'historique de crédit américain ou de numéro de sécurité sociale ? C'est un obstacle qui perturbe les gens plus que presque tout le reste, et cela ne devrait pas être le cas — c'est une situation extrêmement courante pour nos clients internationaux, et cela n'arrête pas le processus. Cela signifie toutefois que l'étape de vérification peut être légèrement différente de celle d'un résident américain, alors prévenez-nous à l'avance et nous veillerons à ce que tout soit correctement configuré avant votre session.
Étape 3 — Télécharger et préparer le document
Une fois votre document et votre pièce d'identité prêts, vous téléchargez généralement le document par voie électronique avant votre séance. Si vous travaillez à partir d'un original papier, il existe également des moyens d'intégrer cela dans le processus — encore une fois, c'est quelque chose à nous signaler à l'avance plutôt que pendant l'appel.
Si plus d'une personne doit signer — un conjoint, un partenaire commercial, un co-propriétaire — faites-nous savoir combien de signataires sont impliqués et où se trouve chacun d'eux. La présence de plusieurs signataires dans des pays ou des fuseaux horaires différents est une situation que nous gérons régulièrement ; il est simplement utile de le savoir à l'avance afin que nous puissions planifier en conséquence.
Étape 4 — Rejoignez la session vidéo depuis n'importe quel pays
Le jour de votre session, vous participerez à un appel vidéo en direct avec un notaire, en utilisant un ordinateur ou un smartphone doté d'une caméra fonctionnelle et d'une connexion Internet stable. La session en elle-même est généralement courte et simple : le notaire confirme votre identité, assiste à la signature du document et effectue la notarisation.
Parce que nous travaillons avec des clients dans de nombreux pays, nous nous adaptons à votre fuseau horaire plutôt que de vous demander de vous adapter au nôtre. Si vous avez une échéance serrée — une date de clôture, une date limite de dépôt, un document qui doit avancer rapidement — mentionnez-le lorsque vous nous contactez, et nous ferons notre possible pour y répondre.
Étape 5 — Recevez votre document notarié
Une fois la session terminée, vous recevrez votre document notarisé par voie électronique. À partir de là, il vous appartient de l'utiliser, de l'envoyer ou de le soumettre selon vos besoins, pour la raison qui vous a amené chez nous au départ.
Questions fréquemment posées par les signataires internationaux
Quelques questions reviennent assez souvent pour qu'il vienne de les aborder directement ici. Pour un ensemble plus large de questions que les gens se posent avant même d'arriver à ce stade — concernant la reconnaissance à l'étranger, l'acceptation par des tiers et la sécurité des sessions —, consultez notre article connexe, questions que se posent les clients internationaux avant de signer.
“Mon passeport expire bientôt — est-ce un problème ? Cela peut l'être, selon l'échéance. Indiquez-nous la date d'expiration de votre passeport lorsque vous nous contactez, et nous vous direz si cela pose problème pour votre session spécifique.
“Et si ma connexion Internet n'est pas terrible ? Une connexion stable importe plus qu'une connexion rapide. Si vous n'êtes pas sûr que votre connexion tienne le coup, signalez-le à l'avance et nous pourrons discuter des différentes options.
“ Le décalage horaire est important — est-ce que ce sera un problème ? ” Généralement, non. Nous travaillons avec des clients dans un large éventail de fuseaux horaires et trouverons une heure de session qui vous convient.
“ Je ne sais honnêtement pas si mon document ou ma situation est éligible. ” C'est un point de départ tout à fait normal. Contactez-nous et dites-nous sur quoi vous travaillez, et nous vous donnerons une réponse franche avant que vous ne vous engagiez à quoi que ce soit.
Foire aux questions
Dois-je me rendre aux États-Unis pour faire légaliser un document ?
En général, non — c'est tout l'intérêt d'une session à distance. Dans de nombreux cas, vous pouvez accomplir l'intégralité de la démarche depuis l'endroit où vous vous trouvez actuellement. Contactez-nous pour confirmer que cela s'applique à votre document spécifique.
Et si je n'ai pas de permis de conduire américain ou de numéro de sécurité sociale ?
C'est courant parmi nos clients internationaux et cela n'arrête pas le processus. La vérification d'identité est traitée différemment dans ce cas — prévenez-nous à l'avance afin que nous puissions nous préparer en conséquence.
Plus d'une personne peut-elle signer le même document à distance, depuis différents pays ?
Souvent, oui. Indiquez-nous combien de signataires sont concernés et où se trouve chacun d'eux, et nous vous aiderons à coordonner la planification.
Combien de temps à l'avance dois-je commencer ce processus ?
Dès que vous savez que vous aurez besoin de faire notarier un document, surtout s'il y a une échéance. S'y prendre à l'avance nous laisse le temps de confirmer que votre document est prêt et de planifier en fonction de votre fuseau horaire.
Qu'est-ce que je reçois réellement à la fin du processus ?
Une version notariée de votre document, délivrée par voie électronique une fois votre session terminée.
Une note avant de continuer
Cet article est fourni à des fins d'information générale uniquement et ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou en matière d'immigration. Les exigences en matière de notarisation, l'acceptation des documents et les étapes spécifiques impliquées peuvent varier selon le document, le pays et les circonstances individuelles. Rien dans ce contenu ne crée de relation avocat-client ou toute autre relation professionnelle, et aucune garantie n'est donnée qu'un document notarié par le biais de ce processus sera accepté par un tiers, un tribunal, une agence ou une autorité étrangère en particulier.
Avant de vous fier à ces informations pour une transaction réelle, un dépôt ou une affaire juridique, contactez-nous directement pour examiner votre document spécifique et votre situation. Nous évaluerons votre dossier individuellement et confirmerons la bonne démarche avant que vous ne procédiez.