Cómo los no residentes de EE. UU. pueden notarizar documentos estadounidenses en línea (Guía paso a paso)
Si no vives en Estados Unidos, hacer notarizar un documento estadounidense puede parecer algo complicado: qué normas del país se aplican, qué identificación será aceptada, si una videollamada siquiera cuenta. En la práctica, es más sencillo de lo que la mayoría espera. Esta guía explica exactamente qué sucede, paso a paso, desde el momento en que nos envías tu documento hasta el momento en que tienes una copia notarizada en tus manos. Si quieres ver el panorama general primero, nuestro guía sobre la notarización en línea a distancia para clientes internacionales cubre el concepto general — este artículo es la continuación práctica de “qué debo hacer exactamente”.
Para quién es esta guía
Esto está escrito para personas que viven fuera de EE. UU. y necesitan firmar y notarizar un documento estadounidense: expatriados que gestionan asuntos en su país de origen, compradores extranjeros que adquieren propiedades en EE. UU., ciudadanos con doble nacionalidad que administran el patrimonio de un familiar, dueños de negocios que forman o dirigen una entidad estadounidense desde el extranjero, y cualquier otra persona que se haya topado con el mismo obstáculo: el documento debe ser notarizado, pero no estás en EE. UU. para hacerlo en persona.
Si algo de eso se parece a su situación, el proceso a continuación es el mismo por el que guiamos a clientes internacionales cada semana.
Paso 1: Compruebe si su documento es adecuado
Antes que nada, examinamos el documento en sí. Muchos de los documentos que los clientes internacionales nos traen son aptos para una sesión remota: poderes notariales, declaraciones juradas, documentos de bienes raíces y documentos comerciales son ejemplos comunes. Algunos documentos tienen requisitos específicos que vale la pena verificar antes de programar cualquier cosa.
En lugar de adivinar basándose en una lista general, el camino más rápido es envíenos su documento directamente y te diremos claramente si está listo para funcionar o si hay que hacer algo antes.
Paso 2: Prepare sus documentos de identidad
Este suele ser el paso sobre el que la gente tiene más preguntas, por lo que vale la pena explicarlo con un poco más de detalle.
Qué identificación necesitará. Un pasaporte extranjero válido y no vencido se utiliza comúnmente como identificación para una sesión remota. Si posee más de un tipo de identificación, vale la pena mencionarlo cuando se ponga en contacto con nosotros, ya que podemos indicarle de antemano cuál funcionará mejor para su situación.
Cómo funciona generalmente la verificación de identidad. Antes de tu sesión, pasarás por un paso de verificación diseñado para confirmar que eres quien dices ser. Por lo general, esto implica fotografiar tu documento de identidad y responder a una breve solicitud de verificación. El proceso exacto puede variar según tu documento y tu sesión, razón por la cual te guiamos paso a paso de antemano en lugar de dejar que lo descubras por tu cuenta el mismo día.
¿Qué pasa si no tiene historial crediticio ni número de Seguro Social en los EE. UU.? Esto es lo que más suele complicar a la gente, y no debería ser así; es una situación sumamente común para nuestros clientes internacionales y no detiene el proceso. Sí significa que el paso de verificación puede verse un poco diferente al de un residente de los EE. UU., así que avísenos con anticipación y nos aseguraremos de que todo esté configurado correctamente antes de su sesión.
Paso 3: Cargar y preparar el documento
Una vez que su documento y su identificación estén listos, por lo general cargará el documento electrónicamente antes de su sesión. Si está trabajando a partir de un original en papel, también hay formas de incorporar eso al proceso; nuevamente, algo que debe notificarnos con anticipación en lugar de durante la llamada.
Si más de una persona necesita firmar —un cónyuge, un socio comercial, un copropietario—, háganos saber cuántos firmantes participan y dónde se encuentra cada uno de ellos. Múltiples firmantes en diferentes países o zonas horarias es algo que manejamos regularmente; solo ayuda saberlo con anticipación para que podamos programarlo en consecuencia.
Paso 4 — Únete a la sesión de video desde cualquier país
El día de su sesión, se unirá a una videollamada en directo con un notario, utilizando una computadora o un teléfono inteligente con una cámara que funcione y una conexión a internet estable. La sesión en sí es generalmente corta y sencilla: el notario confirma su identidad, presencia la firma del documento y completa la notarización.
Debido a que trabajamos con clientes en muchos países, nos adaptamos a su zona horaria en lugar de pedirle que se adapte a la nuestra. Si tiene un plazo ajustado —una fecha de cierre, una fecha límite de presentación, un documento que debe tramitarse rápidamente—, menciónelo cuando se ponga en contacto con nosotros y haremos todo lo posible por adaptarnos.
Paso 5 — Reciba su documento notarizado
Una vez que se complete la sesión, recibirá su documento notariado por vía electrónica. A partir de ahí, podrá usarlo, enviarlo o presentarlo según sea necesario para lo que sea que lo haya traído a nosotros en primer lugar.
Preguntas frecuentes de los firmantes internacionales
Algunas preguntas surgen con la suficiente frecuencia como para que valga la pena abordarlas directamente.
“Mi pasaporte va a caducar pronto, ¿es eso un problema?” Puede serlo, dependiendo de qué tan pronto sea. Infórmenos la fecha de expiración de su pasaporte cuando se ponga en contacto con nosotros, y le diremos si es un problema para su sesión específica.
“¿Y si mi conexión a internet no es muy buena?” Una conexión estable importa más que una rápida. Si no estás seguro de que tu conexión vaya a aguantar, menciónalo con antelación y podemos hablar de las opciones.
“La diferencia horaria es significativa, ¿será un problema?” Por lo general, no. Trabajamos con clientes en una amplia gama de zonas horarias y encontraremos una hora para la sesión que sea razonable para usted.
“Sinceramente, no estoy seguro de si mi documento o situación reúne los requisitos”. Ese es un punto de partida muy normal. Comunícate con nosotros y cuéntanos qué tienes entre manos, y le daremos una respuesta directa antes de que se comprometa a nada.
Preguntas frecuentes
¿Necesito viajar a EE. UU. para notarizar un documento?
Por lo general, no; ese es el objetivo de una sesión remota. En muchos casos, puede completar todo el proceso desde donde se encuentre actualmente. Póngase en contacto con nosotros para confirmar si esto se aplica a su documento específico.
¿Qué pasa si no tengo una licencia de conducir de EE. UU. o un número de Seguro Social?
Eso es común entre nuestros clientes internacionales y no detiene el proceso. La verificación de identidad se maneja de manera diferente en ese caso; avísenos con anticipación para que podamos prepararnos en consecuencia.
¿Puede más de una persona firmar el mismo documento de forma remota, desde diferentes países?
A menudo, sí. Infórmenos cuántos firmantes participan y dónde se encuentra cada uno, y le ayudaremos a coordinar la programación.
¿Con cuánta anticipación debo empezar este proceso?
Tan pronto como sepas que necesitarás notarizar un documento, especialmente si hay un plazo de por medio. Comenzar temprano nos da tiempo para confirmar que tu documento está listo y programarlo según tu zona horaria.
¿Qué recibo exactamente al final del proceso?
Una versión notarizada de su documento, entregada electrónicamente una vez que se complete su sesión.
Una nota antes de continuar
Este artículo se proporciona únicamente con fines informativos generales y no constituye asesoramiento legal, fiscal o de inmigración. Los requisitos de notarización, la aceptación de documentos y los pasos específicos involucrados pueden variar según el documento, el país y las circunstancias individuales. Nada en este contenido crea una relación abogado-cliente ni ninguna otra relación profesional, y no se ofrece ninguna garantía de que un documento notarizado a través de este proceso sea aceptado por un tercero, tribunal, agencia o autoridad extranjera en particular. Antes de confiar en esta información para una transacción, presentación o asunto legal real, contáctenos directamente para revisar su documento y circunstancias específicas. Evaluaremos su caso individualmente y le confirmaremos el proceso adecuado antes de que proceda.